Polityka Prywatności

Opisujemy tu, jak przetwarzamy dane osobowe w związku z produktem odbiera.ai oraz stroną prezentującą ten produkt (dalej „Landing"). Wskazujemy dokładnie, jakie dane zbieramy, po co, komu je powierzamy i gdzie fizycznie są przechowywane.

1.Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający

odbiera.ai jest usługą wielodostępową, z której korzystają placówki medyczne oraz firmy zarządzające nieruchomościami, wspólnoty i spółdzielnie (dalej „Klienci"). W zależności od rodzaju danych występujemy w jednej z dwóch ról:

• Administrator — dla danych odwiedzających Landing, osób zamawiających Połączenie demonstracyjne, kont Użytkowników Klienta oraz korespondencji z nami.
• Podmiot przetwarzający (procesor) — dla danych osób kontaktujących się z Klientem (pacjentów, mieszkańców, kontrahentów), przetwarzanych w odbiera.ai na zlecenie Klienta. W tym przypadku administratorem jest Klient, a podstawą naszego działania — umowa powierzenia przetwarzania (DPA).

Jeżeli jesteś pacjentem, mieszkańcem lub kontrahentem i chcesz zrealizować swoje prawa dotyczące danych obsługiwanych w odbiera.ai, skieruj żądanie do właściwego Klienta (administratora); możesz też napisać do nas na hello@awesomeworks.ai, a my przekażemy sprawę.

2.Dane, które przetwarzamy jako administrator

a) Odwiedzający Landing

Dane techniczne niezbędne do wyświetlenia strony i zapewnienia jej bezpieczeństwa (m.in. adres IP, typ przeglądarki, dane z logów serwera).

b) Połączenie demonstracyjne

Gdy zamawiasz pokazową rozmowę z agentem AI, przetwarzamy podany numer telefonu oraz adres IP urządzenia — w celu wykonania połączenia oraz egzekwowania limitów zapobiegających nadużyciom.

c) Konta Użytkowników Klienta

Adres e-mail oraz zabezpieczone (haszowane algorytmem argon2id) hasło, przypisania do obszaru roboczego i role, a także techniczne rejestry logowania (adres e-mail i IP próby logowania) na potrzeby bezpieczeństwa.

d) Korespondencja

Dane, które podasz, kontaktując się z nami (np. mailowo na hello@awesomeworks.ai).

3.Dane przetwarzane w imieniu Klienta

W ramach obsługi zgłoszeń i połączeń dla Klienta mogą być przetwarzane, w zależności od treści kontaktu:

• numery telefonów oraz adresy e-mail osób kontaktujących się;
• treść zgłoszeń (telefon, SMS, e-mail) oraz treść poczty głosowej;
• transkrypcje rozmów głosowych (w przeglądarce i telefonicznych) oraz poczty głosowej;
• nagrania rozmów z agentem głosowym AI (przechowywane u dostawcy platformy głosowej — zob. sekcja 6);
• dane sprawy wprowadzone lub wygenerowane w toku obsługi (np. numer lokalu, historia zgłoszeń, wersje robocze odpowiedzi, uzasadnienia priorytetów).

Zakres i cele tego przetwarzania określa Klient jako administrator. Gdy Klientem jest placówka medyczna, przetwarzanie może obejmować dane o zdrowiu (szczególna kategoria, art. 9 RODO) — za właściwą podstawę takiego przetwarzania odpowiada Klient. Nie wykorzystujemy tych danych do własnych celów.

4.Cele i podstawy prawne (dane, dla których jesteśmy administratorem)

• Wyświetlenie i bezpieczeństwo Landingu, zapobieganie nadużyciom — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).
• Realizacja Połączenia demonstracyjnego na Twoje żądanie — art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) oraz lit. f.
• Zakładanie i utrzymanie kont Użytkowników, świadczenie Usługi Klientowi — art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) i lit. f.
• Obsługa korespondencji i reklamacji — art. 6 ust. 1 lit. f, a w zakresie reklamacji lit. c.
• Dochodzenie lub obrona roszczeń, obowiązki podatkowo-księgowe — art. 6 ust. 1 lit. c i lit. f.

5.Automatyzacja i sztuczna inteligencja

odbiera.ai wykorzystuje modele AI do klasyfikacji zgłoszeń, ustalania priorytetów, transkrypcji mowy oraz przygotowywania propozycji odpowiedzi. Rozwiązania te mają charakter wspomagający — komunikacja wychodząca wymaga zatwierdzenia przez człowieka po stronie Klienta. Nie podejmujemy wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub podobnie istotne w rozumieniu art. 22 RODO.

6.Odbiorcy danych i podprocesorzy

Aby świadczyć Usługę, korzystamy z zaufanych dostawców, którym powierzamy przetwarzanie danych na podstawie umów powierzenia. Kluczowi podprocesorzy:

• OpenAI — modele językowe (klasyfikacja, redagowanie odpowiedzi), transkrypcja mowy (Whisper) oraz osadzenia wektorowe. Transfer poza EOG zabezpieczony standardowymi klauzulami umownymi (SCC) i umową powierzenia.
• ElevenLabs — synteza mowy oraz platforma agentów głosowych; u tego dostawcy przechowywane są nagrania rozmów. Dostawca zapewnia rezydencję danych oraz umowę powierzenia (DPA).
• Telnyx — telefonia (numery, trasowanie połączeń i wiadomości). Dane przetwarzane są na terenie Niemiec (UE). Umowa powierzenia (DPA).
• Twilio — wysyłka wiadomości SMS (wewnętrzne powiadomienia eskalacyjne). Transfer poza EOG zabezpieczony SCC i umową powierzenia.
• Hetzner Online GmbH — hosting infrastruktury i bazy danych. Serwer i baza znajdują się w Niemczech (centrum danych w Norymberdze, UE).

Pełny wykaz wraz z zakresem danych i lokalizacją przetwarzania zawiera Lista Podprocesorów. Dane mogą być udostępniane także podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz — w niezbędnym zakresie — naszym doradcom.

7.Przekazywanie danych poza EOG

Część podprocesorów (OpenAI, Twilio) przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (m.in. w USA). W takich przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) wraz z dodatkowymi środkami zabezpieczającymi. Infrastruktura hostingowa (serwer i baza danych) oraz telefonia Telnyx pozostają na terenie UE (Niemcy). Informację o stosowanych zabezpieczeniach uzyskasz, pisząc na hello@awesomeworks.ai.

8.Okresy przechowywania

• Rejestry połączeń głosowych (metadane i transkrypcje w Usłudze) — co do zasady do 30 dni.
• Dane Połączenia demonstracyjnego (numer telefonu, IP) — do 30 dni.
• Rejestry prób logowania — ok. 24 godzin.
• Nagrania rozmów — zgodnie z ustawieniami retencji dostawcy platformy głosowej (ElevenLabs).
• Dane kont, zgłoszeń i spraw Klienta — przez czas obowiązywania umowy z Klientem; po jej zakończeniu usuwane lub zwracane zgodnie z umową powierzenia.
• Dane rozliczeniowe i dokumentacja — przez okres wymagany przepisami oraz do upływu przedawnienia roszczeń.

9.Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody — jej wycofania w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania).

• W sprawach, w których jesteśmy administratorem, żądania kieruj na hello@awesomeworks.ai.
• W sprawach danych osób kontaktujących się (gdzie jesteśmy procesorem) administratorem jest Klient — skieruj żądanie do niego; wesprzemy jego realizację.

Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — w Polsce Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

10.Pliki cookies

Landing wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie niezbędne do jego działania i bezpieczeństwa, a za Twoją zgodą — również w celach analitycznych. Ustawieniami cookies możesz zarządzać w przeglądarce.

11.Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym: twardą izolację danych poszczególnych Klientów na poziomie bazy (Row-Level Security), haszowanie haseł (argon2id), tokeny sesyjne, ograniczenie dostępu do panelu operatorskiego wyłącznie do sieci wewnętrznej, brak wystawionych publicznie portów bazy danych oraz przechowywanie kluczy dostępowych do usług zewnętrznych po stronie serwera.

12.Zmiany Polityki

Możemy aktualizować niniejszą Politykę (np. przy zmianie zakresu Usługi, przepisów lub listy podprocesorów). Aktualna wersja wraz z datą obowiązywania jest publikowana na Landingu; o istotnych zmianach poinformujemy Klientów. Zasady korzystania z Usługi określa Regulamin.